Каждая компания выживает на конкурентном рынке благодаря своей основной компетенции. Кто-то умеет производить качественные продукты, кто-то предоставляет востребованные услуги, а еще кто-то хорошо работает с государственными органами. Управление персоналом является основной компетенцией разве что для кадровых агентств, а значит – эту функцию вполне можно отдать на аутсорсинг.
Плюсы аутсорсинга очевидны – отдавая непрофильные функции «на сторону», компания избавляется от лишней головной боли и де-факто оптимизирует затраты, а также сокращает издержки. Но кроме преимуществ, всегда имеются и недостатки, которые по-разному проявляются в каждом конкретном случае. Как правило, основные проблемы аутсорсинга сводятся к низкому качеству предоставляемых услуг и недостаточной компетенции со стороны их поставщика. При правильном подходе к выбору поставщика, этих проблем можно избежать еще на начальной стадии проекта.
В России, стране с традиционно слабой культурой аутсорсинга, проникновение аутсорсинга в сферу HR находится на более низком уровне, чем в большинстве западных стран. Некоторые российские компании воспринимают аутсорсинг как противоестественное, небезопасное и крайне подозрительное начинание. Другие же – просто не понимают, что можно отдать на аутсорсинг и в каких случаях это следует делать. В этой статье мы попытаемся привести обзор основных вариантов аутсорсинга в сфере HR и приведем несколько рекомендаций о том, когда их лучше всего использовать.
Вариант первый (радикальный): аутсорсинг всего HR-отдела
Начнем с самого радикального варианта – полного аутсорсинга HR-подразделения. В этом случае «на сторону» передается все основные HR-процессы: подбор кадров, кадровое делопроизводство и расчет заработной платы. На практике этот вариант встречается редко и преимущественно в небольших компаниях, поскольку:
- Трудно найти хорошего аутсорсера под все кадровые процессы одновременно
- А обеспечить эффективное взаимодействие между различными аутсорсерами еще труднее
- В компании все равно должны быть люди, ответственные за разработку HR-стратегии и контроль действий аутсорсеров.
Но если полностью отдать на аутсорсинг весь HR-отдел получается только в единичных случаях, то сделать это с его составной частью вполне реально. Дробить HR-отдел на «внутреннюю» и «внешнюю» части можно двумя способами: либо распределив функциональные обязанности HR-специалистов, либо – распределив тех сотрудников, за которых они отвечают. Во втором случае мы приходим к весьма известному варианту так называемого лизинга персонала.
Модель лизинга персонала подразумевает, что часть сотрудников компании числятся в штате аутсорсинговой фирмы, которая самостоятельно их набирает и отвечает за все связанные с ними процессы. Другими словами, лизинговая фирма становится «маленьким» HR-отделом внутри «большого» HR-отдела самой компании. Как правило, лизинговая модель применяется для тех сотрудников, которые не выполняют профильных функций внутри организации и/или занимаются ее обслуживанием. Самый распространенный пример лизинга – передача «на сторону» людей, которые занимаются уборкой помещений.
Другой пример лизинга, который также стремительно набирает актуальность – это, так называемая, аренда персонала. «Как правило, в рамках аренды персонала компания-заказчик на время заимствует сотрудников у организации-аутсорсера, – рассказывает Андрей Шабанов, управляющий директор UCMS Group СНГ . -Финансовая привлекательность аренды очевидна, поскольку заказчик не тратит ресурсы на поиск, обучение и увольнение новых сотрудников. При этом, правда, необходимо учитывать, что в некоторых случаях арендная модель неприменима».
Если же рассматривать только «функциональный» аутсорсинг, то приведенные выше ограничения означают, что в компании должен быть хотя бы небольшой выделенный штат HR-специалистов. Своеобразный координационный центр для интеграции различных HR-функций, реализацию которых обеспечивают либо собственные специалисты, либо сторонние компании. В общем виде существуют три типа «функционального» аутсорсинга: аутсорсинг HR-фронт-офиса (рекрутинг, обучение…), аутсорсинг HR-бэк-офиса (расчет заработной платы, кадровое администрирования…), а также аутсорсинг размещения HR-систем. В дальнейшем, мы остановимся на этих типах аутсорсинга подробнее.
Вариант второй (классический): аутсорсинг HR-фронт-офиса
Под фронт-офисом HR-подразделения в данном случае подразумеваются все процессы управления персоналом, в котором непосредственно задействован сам персонал. В группу этих процессов входит подбор персонала, а также повышение компетенции, тренинги и обучение. В подавляющем большинстве случаев, именно фронт-офис HR-подразделения отдается на аутсорсинг.
«Самый простой тип такого аутсорсинга – аутсорсинг рекрутинговых процессов – представлен в России наиболее широко, – полагает Елена Микляева, HR-менеджер компании IKEA . – Многие компании не хотят заниматься отбором кандидатов и поручают это неблагодарное дело одному или нескольким кадровым агентствам. Но в большинстве случаев, агентство выполняет лишь первичные функции по подбору персонала, такие как размещение вакансий на сайте, первичный отсев кандидатов и первое собеседование».
Вместе с тем, существуют и более глубокие формы аутсорсинга рекрутинговых процессов, в рамках которых привлекаются профессиональные консультанты, которые изучают фирму «изнутри» и ищут для нее подходящих сотрудников. Такая схема обычно применяется для поиска служащих с редкими навыками или для найма топ-менеджеров. В случае рядовых сотрудников, «глубокое погружение» редко приносит какую-либо существенную выгоду.
К аутсорсингу HR-фронт-офиса также можно отнести обучение персонала – бизнес-процесс, который необходим для большинства современных компаний. Тут, правда, возникает вопрос – является ли обучение аутсорсингом, или же его лучше классифицировать как услугу? С формальной точки зрения все зависит от типа обучения – если компания в состоянии провести его самостоятельно, то речь идет об аутсорсинге, если же нет – то о стороннем сервисе. Так или иначе, можно с уверенностью говорить о том, что обучение является важным HR-процессом и в большинстве случаев оно проводится сторонней организацией.
Вариант третий (антирутинный): аутсорсинг HR-бек-офиса
Второй функциональной группой HR-процессов являются процессы, в которых не принимают участия рядовые сотрудники компании. Такие «бек-офисные» процессы также довольно часто отдаются на аутсорсинг, поскольку они состоят из стандартизированных, рутинных и в то же время затратных операций.
За рубежом практика аутсорсинга кадрового делопроизводства и документооборота чрезвычайно популярна – так, например, аутсорсингом расчета заработной платы пользуется каждая шестая американская компания. Западные компании пользуются услугами специализированных провайдеров, чтобы не загружать своих HR-менеджеров скучной и рутинной бумажной работой. Благодаря такому подходу, эти самые менеджеры получают значительно больше времени на выполнение своих основных функций, связанных с реализацией HR-стратегии компании.
Однако в России все происходит немного по-другому. «Практика показывает, что в России можно увидеть обратную ситуацию, в рамках которой HR-специалист – это и швец, и жнец, и на дуде игрец, – рассказывает Инна Цой, HR-специалист компании Perimetrix. – Он вынужден тонко чувствовать людскую психологию, разбираться в специфике организации и знать назубок все положения Трудового Кодекса и правоприменительную практику. Понятно, что от такой широкопрофильности напрямую страдает его качество работы».
Аутсорсинг процессов кадрового делопроизводства и расчета заработной платы часто встречается у зарубежных компаний, которые выходят на российский рынок. В большинстве случаев, они открывают здесь представительства, в которых работает сравнительно небольшое количество сотрудников. Таким компаниям привычнее пользоваться услугами аутсорсерсов, чем содержать пул собственных HR-специалистов, которые, к тому же, будут не полностью загружены.
В каких случаях следует отдавать на аутсорсинг процессы кадрового администрирования? По мнению Валерии Волковой, HR-директора российского представительства компании Perfetti Van Melle, универсального ответа на этот вопрос не существует. «Все зависит от текущего состояния данных процессов внутри компании и тех средств, которые тратит компания на эти процессы. Вряд ли следует искать стороннего подрядчика, если кадровая бухгалтерия слаженно и четко работает, не требуя при этом большого количества ресурсов», – считает Валерия.
Кроме того, важно понимать, что важную роль в кадровом администрировании играют процессы сбора и консолидации данных из различных источников. В случае крупных и территориально распределенных организаций отдать эти процессы на аутсорсинг достаточно трудно, и их приходится оставлять внутри компании. Как следствие, экономическая выгода от использования аутсорсинга может оказаться значительно ниже ожидаемой или вовсе сойти на нет.
В любом случае, одним из ключевых факторов аутсорсингового проекта всегда является эффективное взаимодействие между сотрудниками организации-заказчика и специалистами аутсорсера.
Вариант четвертый (инновационный): аутсорсинг размещения ИТ-систем
Последний вариант аутсорсинга слабо освящается в специализированных СМИ во многом потому, что он лежит на стыке HR-процессов и процессов автоматизации предприятия. Дело в том, что залогом успешности HR-стратегии современной компании является функциональная HR-система, которая существенно упрощает все процессы, связанные с управлением персоналом. Вполне логично, что эту систему также можно отдать на аутсорсинг.
В данном случае речь не идет о заказных разработках – в нынешних условиях написать систему с нуля слишком трудно, да и к тому же просто бессмысленно. Речь идет о том, чтобы отдать на аутсорсинг процессы размещения HR-системы, ее обновления и техподдержки. На западе эта концепция чрезвычайно популярна – и даже продвигается под собственным акронимом SaaS (Software-as-a-Service, программное обеспечение как услуга).
«Идея SaaS очень проста – вместо того, чтобы размещать программное обеспечение внутри организации, доступ к нему предоставляется удаленно через программу-браузер и веб-интерфейс, – рассказывает Андрей Шабанов, управляющий директор UCMS Group СНГ .Андрей Шабанов. – Смысл SaaS (как, впрочем, и любого другого типа аутсорсинга) сводится к снижению издержек, которое достигается за счет централизованного размещения, администрирования и поддержки HR-систем на стороне аутсорсера. Понятно, что обязательным требованием SaaS является наличие у компании –заказчика широкополосного подключения к интернету».
Использование концепции SaaS в сфере HR особенно интересно тем, что оно позволяет реализовать так называемый «смешанный» тип аутсорсинга, в рамках которого исключается передача информации между заказчиком и аутсорсинговой организацией. А как мы уже отмечали выше – именно процессы консолидации и передачи данных часто определяют успешность аутсорсингового проекта.
Если идею SaaS мы называли «простой», то смысл «смешанного» аутсорсинга очевиден – зачем заниматься передачей информации, если можно хранить ее внутри одной и той же системы? Благо, концепция SaaS и ее современные реализации вполне позволяют это сделать. Тем самым, обеспечивается максимальная гибкость для заказчика, который может отдавать на аутсорсинг именно те функции и подфункции, которые вызывают у него максимальные проблемы.
Теоретически в процессе смешанного аутсорсинга обычно участвуют три стороны – заказчик, компания-провайдер SaaS-сервиса и компания-аутсорсер остальных функций. Все операции при этом осуществляются в рамках одной и той же инсталляции системы как специалистами заказчика, так и специалистами аутсорсера. Отсюда возникает основное ограничение данной модели – для того, чтобы ее применять, требуется, чтобы заказчик и аутсорсер пользовались одной и той же системой, реализованной в рамках концепции SaaS.
Последнее ограничение является довольно жестким и не позволяет модели смешанного HR-аутсорсинга быстро набрать популярность на рынке. Поэтому на практике используется другая модель, в рамках которой провайдером SaaS и аутсорсером является одна и та же компания. В настоящее время многие крупнейшие мировые провайдеры HR-услуг (Ceridian,UCMS Group и др.) уже предлагают и SaaS-решения в комплексе с аутсорсингом HR-процессов, что позволяет заказчикам в полной мере воспользоваться преимуществами смешанного аутсорсинга.
Как выбрать нужный тип аутсорсинга?
В качестве небольшого резюме приведем сводную таблицу (таб. 1) всех основных вариантов аутсорсинга, которые можно использовать в сфере управления персоналом. Легко заметить, что для практически любой компании можно найти именно тот тип аутсорсинга, который подходит ей лучше всего.
Таб. 1. Сравнительная характеристика типов аутсорсинга в сфере HR.
| Тип аутсорсинга | Pro | Contra | Целевая аудитория |
| Аутсорсинг всего HR-подразделения | Аутсорсинг в экстремуме – сокращение всех возможных издержек | Трудно реализуем, если в компании работают хотя бы несколько десятков сотрудников. Высокая стоимость входа – если HR-бюджет компании меньше некого порогового значения – пользоваться таким аутсорсингом бессмысленно. | Представительства западных компаний. Небольшие, но в то же время, достаточно богатые организации. |
| Лизинг и аренда персонала | Весьма популярный тип аутсорсинга. Позволяет существенно снизить издержки на управление непрофильными подразделениями. Особенно в тех случаях, если загрузка этих подразделений неравномерная. | Возможны юридические проблемы, а также недовольство переданных в лизинг сотрудников. Зависимость от лизинговой компании. | Компании, которые имеют или нуждаются в “лизингоориентированных” подразделениях или департаментах. Как правило, сравнительно крупные организации. |
| Аутсорсинг HR-фронт-офиса | Еще один распространенный тип аутсорсинга. Основное преимущество – сокращение издержек на непрофильные процессы | Экономия ресурсов вряд ли окажется слишком большой, поскольку аутсорсеру обычно передаются только базовые функции | Может быть интересен практически любой организации |
| Аутсорсинг HR-бек-офиса | Позволяет снизить издержки и оптимизировать работу HR-службы, а также переориентировать ее на решение профильных и стратегических задач. | Сравнительно высокие риски в случае низкой квалификации аутсорсера – процессы кадрового делопроизводства законодательно регулируются | Может быть интересен как небольшим, так и довольно крупным компаниям. Особенно популярен среди иностранных организаций |
| Аутсорсинг размещения ИТ-систем | Снижение издержек, максимально оперативные и быстрые процессы внедрения. Защита инвестиций – отказаться от использования системы можно в любой момент, не потеряв при этом денег на лицензии | Ограниченное предложение на российском рынке. Требования к наличию широкополосного доступа в интернет | Компании, которые задумываются о внедрении новой (или первой) HRM-системы. |
| Смешанный аутсорсинг | Позволяет использовать различные виды аутсорсинга даже в тех случаях, когда их “прямая” реализация экономически неоправданна | Ограниченность предложения на российском рынке. Остальные недостатки модели зависят от составных частей “смешанного” аутсорсинга | Компании, которые хотели бы оптимизировать издержки на HR, однако прямое использование аутсорсинга не позволяет это сделать |
Однако независимо от того, какой вид аутсорсинга будет выбран вашей компанией, успех проекта напрямую зависит от ряда фундаментальных факторов. Главным из них является квалификация провайдера сервиса, а также доверие компании-заказчика к нему. Конечно, все условия аутсорсинга будут прописаны в соответствующих соглашениях, однако без доверительных отношений между сторонами успех проекта невозможен в принципе.
Другим чрезвычайно важным аспектом при выборе типа и провайдера аутсорсинга является экономическая модель сотрудничества. Еще на этапе предварительного обследования должна быть разработана четкая и реальная модель затрат, которая позволяла бы ответить на вопросы о финансовой составляющей проекта. Вполне возможно, что проведенный расчет экономической целесообразности проекта позволит компании по-новому взглянуть на собственные HR-процессы и в результате принять наиболее эффективное решение.