Для «запуска» отдела продаж необходимо разработать минимальный пакет документации:
- Положение об отделе продаж компании.
- Должностная инструкция специалиста отдела продаж компании.
- Положение об оплате труда сотрудников отдела продаж.
- Приказ об оплате труда руководителя отдела продаж.
- Рабочий журнал специалиста отдела продаж.
- Общая технология поиска и привлечения клиентов.
Главным документом, от которого нужно было стартовать стало Положение об отделе продаж компании. Этот документ разделен на такие разделы:
- Общие положения об отделе продаж.
- Структура отдела продаж.
- Задачи и цели работы отдела продаж.
- Функции отдела.
- Полномочия и возможности отдела продаж.
- Ответственность коллективная и личная.
Содержание каждого раздела в значительной мере определялось спецификой деятельности предприятия. Поэтому здесь укажем только те вещи, на которые должен обращать внимание каждый топ-руководитель. Кроме того, описание системы и структуры отдела продаж предполает и описание системы взаимодействия с другими подразделениями компании, получение информации о схожих услугах и определение позиций конкурентов, позиционирования компании, определеение долей на рынке.
В разделе «Задачи и цели работы отдела продаж» были отражены важнейшие бизнес процессы, находящиеся под контролем и управлением руководителя отдела продаж, такие как: сбор и анализ информации о строительном рынке региона и страны в целом (строительные объекты, объем рынка, конкуренты), анализ базы данных и поиск потенциальных заказчиков (возможно с применением CRM-системы), проведение переговоров, оформление и заключение контрактов и согалсовафние их с юристами, подготовка тендерной документации для особо крупных заказчиков, участие в тендерах, формирование маркетингового плана и бюджета и т.п.
Эти формулировки определяют сферы деятельности, за которые должен отвечать отдел продаж компании. Здесь указано «чем нужно заниматься?», а не «что делать?». Для ответа на второй вопрос были определены функции отдела продаж в компании, т.е. фактически были определены требуемые результаты деятельности отдела продаж. В связи с этим каждая функция стала так называемым «продуктом», который коллективно отдел продаж если так можно сказать взялся «продавать» внутреннему заказчику – собственнику бизнеса. Так, на основе видения собственника сформулированы функции отдела:
- Увеличение размера стоимости и рентабельности (прибыльности) заключенных контрактов.
- Рост числа крупных заказчиков и заказов.
- Увеличение и сохранение базы заказчиков.
- Формирование доверительных отношений с заказчиками, установление лояльности.
- Увеличение узнаваемости компании.
- Создание позитивного имиджа компании как надежного делового партнера в сфере строительства.
- Качественная подготовка рабочих документов.
- Развитие личностного и профессионального уровня сотрудников отдела, в том числе и существенное повышение квалификации.
Такое определение служебных возможностей и задач помогает более глубже понять роль отдела продаж, его вклад в общие результаты деятельности предприятия и создает фундамент для разработки системы оценки и мотивации сотрудников подразделения в целом и каждого в отдельности.
Второй по значимости документ – это «Должностная инструкция специалиста отдела продаж компании». Инструкция составляется и более детально повторяет Положение об отделе продаж, уточняет его с учетом специфики «полевой» работы каждого специалиста отдела продаж, отвечающих за определенную территорию.
Положение об оплате труда сотрудников детализировало систему оценки деятельности каждого сотрудника, а также влияния эффективного выполнения качественных и количественных показателей на заработную плату каждого сотрудника и отдела в целом. В дальнейшем оценка результативности руководителя и специалистов отдела продаж «свяжеться» с переменной частью их заработной платы (так называемое премирование и штрафование). По согласованию с собственником предприятия было решено, что первые месяцы после создания отдела продаж премиальное вознаграждение сотрудникам будет начисляться по упрощенной схеме, которая будет предполагать учет только одного показателя эффективности – поступление денег (валовый доход). Здесь же закрепили: размер должностного оклада, ежемесячные планы продаж, оплату труда за выполнение личного плана и порядок начисления ежевкартальных комиссионных платежей.
В ходе подготовки документов была предложена схема оплаты труда в период адаптации новых сотрудников отдела. Касалось это процесса выполнения личного плана в первые месяцы работы – так как обычно это достаточно сложный процесс адаптации к таким объемам, который может длиться 2-4 месяца. Для периода адаптации система была построена таким образом: более высокие фиксированные платежи с постепенным их понижением по мере накопления практического опыта и выхода сотрудника в «рабочий» режим (выполнение плана продаж), в котором уже существенно будут выглядеть переменная часть зарплаты. Все разработанные методики расчета зарплаты и варианты их использования были отображены в Положении об оплате труда сотрудников.
Результаты консультирования по построению отдела продаж. В результате сделанной работы у собственника компании появилась возможность самому сосредоточиться на разрешении более глобальных задач и участии в сложных и крупных сделках. Текущие вопросы работы с Заказчиками выполнял отдел продаж, а руководитель отдела продаж фактически становиться заместителем руководителя компании. Такая система работы позволила расширить клиентскую базу, увеличить поток заказов и укрепить конкурентные позиции компании. Не меньшее значение при подготовке формальных документов, имели неформальные рекомендации от нас руководителям фирмы по управлению отделом продаж. Эти рекомендации касались организации рабочих мест специалистов, создания и ведения клиентской базы данных (CRM-системы управления заказчиками), режима работы, операционного руководства и контроля деятельности отдела, морального поощрения сотрудников, создания и поддержания корпоративной культуры.
Перспективы дальнейшего усовершенствования работы. Дальнейшее усовершенствование системы управления бизнесом связано с постоянным обучающим процессом продаж, адаптации новых сотрудников, описанием и согласованием бизнес-процессов, внедрением результатов, полученных в ходе построения и создания отдела продаж, на все подразделения компании.